Жилищное законодательство предусматривает возможность проведения заочной части голосования общего собрания собственников (ОСС) с использованием ГИС ЖКХ (ст. 47.1 ЖК РФ), в случае, если такое решение принято на общем собрании.
Начинается процедура проведения заочного общего собрания собственников жилья с избрания администратора. Так, например, любой собственник квартиры может инициировать голосование и стать администратором ОСС (п. 3.3 ч. 2 ст. 44 ЖК РФ). Администратором собрания может быть, как собственник жилья в МКД, так и управляющая организация.
Сообщение о проведении собрания размещается администратором в системе не позднее чем за 10 календарных дней до начала собрания (ч. 5 ст. 47.1 ЖК РФ). Так же инициатором размещается дополнительное уведомление, выполненное иным способом, предусмотренным законодательством (например, через размещение объявлений в местах общего пользования). В таком сообщении обязательно указываются: сведения об инициаторе собрания; форма проведения собрания – заочное голосование; дата окончания приёма решений собственников по вопросам, поставленным на голосование; место и адрес, по которому будут приниматься решения; повестка дня; порядок ознакомления с информацией и материалами, подготовленными к данному собранию, место и адрес, где с ними можно ознакомиться; сведения об администраторе общего собрания; место и (или) фактический адрес администратора ОСС; дата и время начала и окончания проведения голосования с использованием системы; порядок приёма администратором ОСС решений собственников помещений в МКД (ч. 4 ст. 47.1 ЖК РФ).
Заблаговременно (в течение 10 дней, предшествующих дате начала голосования) администратор общего собрания направляет сообщение о проведении ОСС каждому собственнику помещения посредством системы ГИС ЖКХ. Обращаем внимание, что собрание может проводиться в период от 7 до 60 дней. Продолжительность проведения первого собрания определяется администратором. Далее, сроки проведения последующих собраний утверждаются решением общего собрания.
Собственники могут голосовать как непосредственно в информационной системе, так и в бумажном виде. Это очень важно для тех, у кого отсутствует техническая возможность обращения к системе ГИС ЖКХ через интернет. Собранные бумажные бюллетени сканируются и загружаются в систему администратором собрания. В течение одного часа после окончания собрания электронные и бумажные решения автоматически формируются в единый протокол и размещаются в системе (ч. 11 ст. 47.1 ЖК РФ). Протоколы общих собраний собственников помещений, сформированные с использованием системы и электронные образы решений собственников по вопросам повестки, переданные администратору ОСС, хранятся в системе (ч. 12 ст. 47.1 ЖК РФ), где с ним могут ознакомиться все желающие. Также документы должны быть переданы в Госжилинспекцию.
Размещение информации в системе ГИС ЖКХ стало лицензионным требованием для управляющих организаций. В случае, если управляющая организация (УО) не является инициатором собрания, то в течении 5 рабочих дней с момента получения документов от инициатора, управляющая организация (УК, ТСЖ или ЖСК) обязана передать оригиналы документов в ГЖИ (ч. 1.1. ст. 46 ЖК РФ).
Использование системы ГИС ЖКХ для проведения онлайн-собраний становится важным инструментом в управлении многоквартирными домами, обеспечивая прозрачность, эффективность и удобство взаимодействия между собственниками и управляющими организациями, а также гарантирует легитимность принятых в ходе собрания решений.